Desde que surgió la Ley de Prevención de Riesgos Laborales 31/95 en el año 1995 y desde su entrada en vigor en el año 96, son muchas las empresas que buscan herramientas que les ayuden a gestionar esta situación fácilmente.

El sistema de gestión según la OHSAS 18001:2007 es una herramienta que ayuda, pero no garantiza el cumplimiento legal y esta circunstancia añadida a que la mayoría de empresas cuentan ya con un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2008 hace que se haga cada vez más necesaria la implantación de una herramienta que facilite el diseño e implantación de un sistema integrado de gestión que integre las normas de referencia más habituales en calidad (ISO 9001:2008), seguridad y salud laboral (OHSAS 18001:2007) y medio ambiente (ISO 14001:2004).

Cierto es que ya existe una norma UNE 66177:2005 de sistemas de gestión: guía para la integración de los sistemas de gestión, sin embargo, la integración que propone de los tres sistemas de referencia se contradice con las sugerencias lógicas que las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 hacen en sus últimas ediciones.

Por otra parte, tenemos la NTP 576:2001 (Nota Técnica de Prevención) que propone las posibilidades de integración en función a la similitud de los diferentes capítulos o artículos de las normas de calidad ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OSHAS 18001:2007 y UNE EN 81900 EX. Esta NTP quedó obsoleta en el momento en que desapareció la UNE 81900 de sistema de gestión de prevención de riesgos laborales y la ISO 9001:2000 que se actualizó en la edición de 2008.

Por otro lado, la norma PAS 99 (Especificación de Acceso Público elaborada por el BSI, British Standards Institution) está principalmente diseñada para ser utilizada en combinación con especificaciones/normas del sistema de gestión como ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 22000:2005, y/o OHSAS 18001, aunque también se puede utilizar con otras especificaciones/normas nacionales e internacionales del sistema de gestión. Sin embargo, el cumplimiento de ésta no garantiza ni certifica el cumplimiento de las normas que integra y a las empresas les resulta costoso en tiempo y esfuerzo ceñirse a unos requisitos específicos para integrar varios procedimientos.

Toda esta indeterminación sugiere la urgente necesidad de crear una herramienta que, primeramente, ayude a las empresas a garantizar su cumplimiento legal en lo que a seguridad y salud laboral y medio ambiente se refiere (y calidad, si es el caso) y, posteriormente, posibilite la implantación de un sistema integrado de gestión conforme a las tres normas de referencia mencionadas, desde un punto de vista de enfoque sistémico. La gestión de la seguridad va a estar plenamente integrada en la empresa, tal y como requiere la ley de prevención de riesgos laborales, y será un sistema cohesivo y coherente con los objetivos y estrategias de la empresa en las restantes áreas, proporcionando consistencia interna y armonización. Asimismo, dicha herramienta debe cumplir el requisito necesario de sencillez y fácil mantenimiento y actualización, es decir, no debe ser tan dependiente de una legislación o norma en constante corrección, evolución o renovación que su mantenimiento y actualización (horas de técnico) sea tan costoso que deje de cobrar sentido su utilización.

En este sentido ha de ser una aplicación genérica y específica al mismo tiempo, relativa a la legislación para asegurar su cumplimiento, pero lo suficientemente abierto como para que la propia empresa desde su responsable de sistemas, o su servicio de prevención, puedan cambiar en todo momento cualquier elemento porque la legislación o normativa ha sido modificada o han cambiado o surgido procedimientos. Para todo ello, se ha de garantizar que los permisos de escritura, lectura o modificación son los adecuados a la continuación de ese requisito de garantía de cumplimiento legal.

Asimismo, la situación de crisis en la que llevamos sumidos desde 2008 ha hecho que las empresas se vean en la necesidad de invertir su tiempo en lo que es realmente importante. El ajuste de personal en muchos casos y la eficiencia en dicho ajuste (aptitudes y actitudes para los diferentes puestos de trabajo) está directamente relacionado con la necesidad de incremento de eficiencia en la gestión empresarial.

Por todo ello, y teniendo en cuenta esta situación, podemos concluir que el desarrollo de una herramienta que nos facilite la gestión integrando la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud laboral resulta necesario. Dicha herramienta podría conseguir un aumento de la colaboración y motivación del personal al entender que el tiempo que va a invertir en su objetivo, es una inversión para conseguir resultados más fácilmente y no un gasto que le lleve mucha carga de trabajo. Igualmente, la posibilidad de que todas las áreas de una misma empresa incluso, las diferentes delegaciones en diferentes países puedan gestionarse con la misma herramienta y en tiempo real, puede motivar a la integración de los diferentes sistemas de gestión.

En definitiva, hoy más que nunca, es fundamental ver el tiempo dedicado a la gestión como un aporte de valor y no como una pérdida sin fundamento alguno.